Vi står inför en omorganisation, där flera i personalgruppen inte kommer att jubla. Som det ser ut nu blir det inga uppsägningar. Hur ska jag lägga upp kommunikationen så att budskapet landar rätt?
Publicerad:
Uppdaterad:
Först behöver du berätta om skälen till omorganisationen. Är det ett nytt arbetssätt, en ny affärsmodell? En ekonomi som kräver rationaliseringar? En ny marknad att gå in på? Berättelsen beror på i vilken situation organisationen befinner sig.
Håll fast vid din berättelse. Mot den ska varje beslut om och under omorganisationen fattas. Och mot den ska en ny organisation efteråt utvärderas.
Berättelsen måste vara trovärdig. Du kan varken försköna eller svartmåla. Ge hela berättelsen på en gång – med enkla, tydliga budskap.
Beskriv tidplanen - hur lång tid kommer förändringen att ta? Vilka är ”stationerna”, när olika delmål ska vara avklarade, längs vägen? Beskriv när beslut fattas och vem som fattar dem. Beskriv hur förändringsarbetet kommer att bedrivas. Vem ansvarar? Vem genomför? Hur blir medarbetarna delaktiga?
Upprepa berättelsen, repetera motiven. Ge ny information så fort den finns, så fort beslut fattas.
Informera bara om det som är klart. Annat skapar otydlighet och förvirring. Frågor som du inte vet svaret på än, återkommer du till när du vet.
Muntlig kommunikation kombineras med skriftlig genom de formella interna kanalerna. I en större organisation är intranätet en naturlig kanal, i en mindre e-post. Vissa organisationer använder framgångsrikt sociala medier för intern förändringskommunikation.
Chefer är nyckelpersoner i en förändring. De är budbärare av förändringen och kan användas som kanaler. Det är cheferna som ska förklara – och om så krävs, försvara – skälen bakom förändringen, omorganisationen.
Det är också viktigt att ni kommunicerar den nya organisationen externt. Här är det bra att använda er av en kommunikatör.